Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Esthe Depot gromadzi, wykorzystuje, udostępnia i chroni dane osobowe, gdy użytkownik odwiedza stronę esthedepot.eu, zakłada konto, składa zamówienie, kontaktuje się z nami, prosi o szkolenie produktowe lub wsparcie techniczne, subskrybuje komunikaty marketingowe lub w inny sposób wchodzi z nami w interakcje.

Dla celów Rozporządzenia (UE) 2016/679 (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, „RODO”) oraz innych obowiązujących europejskich przepisów o ochronie danych, administratorem danych jest:

Podmiot prawny: ESTHE DEPOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Nazwa handlowa: Esthe Depot

Adres rejestrowy: ul. Franciszka Klimczaka 5, lok. 95, 02-797 Warszawa, Polska

E-mail: info@esthedepot.eu

Telefon: +48 732 108 367

2. Gromadzone dane osobowe

W zależności od sposobu korzystania z naszej witryny i usług, możemy gromadzić następujące kategorie danych osobowych.

Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Imię i nazwisko, nazwa firmy, adres rozliczeniowy, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, dane konta i inne podane dane kontaktowe.

Dane dotyczące zamówień i transakcji

Informacje dotyczące zakupów, w tym zamówione produkty, wartość zamówienia, waluta, status płatności, faktury, informacje podatkowe lub dotyczące VAT, szczegóły dostawy, zwroty, refundacje, roszczenia gwarancyjne lub serwisowe oraz wcześniejsze transakcje.

Dane płatnicze

Informacje o płatnościach są zazwyczaj przetwarzane bezpośrednio przez naszych dostawców usług płatniczych. Esthe Depot zazwyczaj nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnego numeru karty płatniczej. Możemy otrzymywać ograniczone informacje, takie jak metoda płatności, potwierdzenie płatności, typ karty, ostatnie cyfry karty, identyfikator transakcji, status płatności i wynik weryfikacji oszustwa.

Dane konta

Informacje związane z kontem klienta, w tym dane logowania, zapisane adresy, preferencje i aktywność konta.

Dane techniczne i dane dotyczące użytkowania

Adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu i systemie operacyjnym, strefa czasowa, plik cookie lub podobne identyfikatory, przeglądane strony, źródło odsyłające, interakcje z witryną oraz dane diagnostyczne, bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom.

Dane dotyczące komunikacji i wsparcia

E-maile, zgłoszenia formularzy kontaktowych, wiadomości czatowe, zapytania dotyczące produktów, rezerwacje szkoleń, wnioski o wsparcie techniczne, numery seryjne sprzętu, zdjęcia, filmy i inne informacje, które użytkownik zdecyduje się podać.

Dane marketingowe

Preferencje marketingowe, subskrypcje newslettera, zapisy zgód i interakcje z komunikatami marketingowymi.

3. Sposób gromadzenia danych osobowych

Możemy gromadzić dane osobowe:

bezpośrednio od Ciebie, gdy składasz zamówienie, zakładasz konto, kontaktujesz się z nami, prosisz o wsparcie lub szkolenie, lub przesyłasz formularz;
automatycznie za pomocą plików cookie, logów serwera, pikseli i podobnych technologii;
od podmiotów przetwarzających płatności, dostawców usług zapobiegania oszustwom, przewoźników dostawczych, magazynów i dostawców usług realizacji zamówień;
od producentów, dostawców usług lub partnerów biznesowych, gdy jest to konieczne i zgodne z prawem; oraz
z publicznie dostępnych źródeł biznesowych, gdy jest to dozwolone przez prawo.

Jeżeli dane osobowe zostaną uzyskane z innego źródła niż użytkownik, w obowiązujących terminach prawnych przekażemy wszelkie dodatkowe informacje wymagane przez art. 14 RODO, chyba że zastosowanie ma wyjątek.

4. Dlaczego przetwarzamy dane osobowe i nasze podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy istnieje do tego podstawa prawna. Używana podstawa zależy od celu i okoliczności.

Cel	Typowa podstawa prawna
Tworzenie i administrowanie kontem klienta	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli jest to konieczne do świadczenia żądanej usługi lub zawarcia umowy; w innym przypadku art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeśli jest to stosowne
Przetwarzanie zamówień, płatności, dostaw, zwrotów i refundacji	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie kroków na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy
Udzielanie porad produktowych, szkoleń, pomocy gwarancyjnej lub serwisowej oraz wsparcia technicznego	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w stosownych przypadkach, art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji podatkowej, księgowej lub wymaganej prawem	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego
Zapobieganie oszustwom, nadużyciom, obciążeniom zwrotnym, incydentom bezpieczeństwa oraz ochrona naszych systemów i praw	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO; Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeśli zastosowanie ma obowiązek prawny
Obsługa i ulepszanie strony internetowej, jakości usług i procesów biznesowych	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie niezbędnych usprawnień operacyjnych; zgoda na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeśli jest wymagana dla plików cookie lub śledzenia nieistotnego
Wysyłanie elektronicznych komunikatów marketingowych	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i uprzednia zgoda, jeśli wymagana przez obowiązujące prawo komunikacji elektronicznej; inne szczególne zezwolenie prawne tylko tam, gdzie ma zastosowanie
Personalizowane reklamy i nieistotne analizy	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeśli jest wymagana
Ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń prawnych	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Odpowiadanie na żądania sądów, organów regulacyjnych, organów ścigania lub innych uprawnionych władz	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub inna obowiązująca podstawa prawna

Gdzie polegamy na uzasadnionych interesach, nasze interesy mogą obejmować prowadzenie i zabezpieczanie naszej działalności, zapobieganie oszustwom, poprawę obsługi klienta, prowadzenie rejestrów biznesowych oraz ochronę lub egzekwowanie naszych praw. Oceniamy te interesy w kontekście Twoich praw, wolności i uzasadnionych oczekiwań.

5. Kiedy wymagane jest podanie danych osobowych

Niektóre dane osobowe są niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy z Tobą, spełnienia wymogów prawnych, przetworzenia płatności, zorganizowania dostawy lub zapewnienia żądanego wsparcia. Na przykład, zazwyczaj potrzebujemy Twojego imienia i nazwiska, danych kontaktowych, informacji rozliczeniowych i dostawczych oraz odpowiednich informacji o transakcji, aby przetworzyć zamówienie.

W przypadku niepodania wymaganych informacji, możemy nie być w stanie utworzyć lub administrować kontem, przyjąć lub zrealizować zamówienia, przetworzyć płatności lub zwrotu, zorganizować dostawy lub zapewnić żądanego wsparcia. Informacje wymagane do opcjonalnego marketingu lub nieistotnych plików cookie są dobrowolne.

6. Pliki cookie i podobne technologie

Używamy plików cookie i podobnych technologii do obsługi i zabezpieczania witryny. Pliki cookie, które są ściśle niezbędne do świadczenia żądanej usługi, takie jak utrzymywanie koszyka zakupów, sesji konta, bezpieczeństwa lub realizacji zamówienia, mogą być używane bez zgody, jeśli jest to dozwolone przez prawo.

Tam, gdzie wymagana jest zgoda, pliki cookie lub podobne technologie, które nie są niezbędne – w tym technologie analityczne, reklamowe, marketingowe i personalizacyjne – są aktywowane dopiero po wyrażeniu zgody.

Możesz akceptować, odrzucać lub zarządzać plikami cookie, które nie są niezbędne, za pośrednictwem naszego banera plików cookie lub narzędzia do zarządzania preferencjami plików cookie. Możesz zmienić lub wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, korzystając z linku do preferencji plików cookie, a wycofanie zgody nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.

Panel preferencji plików cookie powinien identyfikować aktywne kategorie plików cookie i odpowiednich dostawców. Zablokowanie lub wycofanie zgody na niektóre technologie może wpłynąć na opcjonalne funkcje witryny, ale nie powinno uniemożliwić dostępu do usług, które ich nie wymagają.

7. Komunikacja marketingowa

Wysyłamy elektroniczny marketing bezpośredni tylko wtedy, gdy mamy zgodę wymaganą przez obowiązujące prawo lub gdy zastosowanie ma inne szczególne zezwolenie prawne. Zgodę na marketing można wycofać lub zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie, korzystając z metody rezygnacji podanej w wiadomości lub kontaktując się pod adresem info@esthedepot.eu.

Nie będziemy wymagać zgody na marketing jako warunku zakupu produktu, jeśli taka zgoda nie jest niezbędna do transakcji.

8. Sposób udostępniania danych osobowych

Możemy udostępniać dane osobowe, wyłącznie w uzasadnionym zakresie, następującym kategoriom odbiorców:

Shopify oraz dostawcom zaangażowanym w hosting, obsługę i zabezpieczanie naszego sklepu internetowego;
przetwarzającym płatności, instytucjom finansowym i dostawcom usług zapobiegania oszustwom;
przewoźnikom, firmom spedycyjnym, magazynom i dostawcom usług realizacji zamówień;
producentom, dostawcom i partnerom technicznym, gdy jest to konieczne do realizacji zamówienia lub świadczenia wsparcia;
dostawcom usług poczty elektronicznej, komunikacji, obsługi klienta, rezerwacji szkoleń i wsparcia technicznego;
dostawcom IT, hostingu, cyberbezpieczeństwa, analityki i reklamy, z zastrzeżeniem zgody, jeśli jest wymagana;
księgowym, audytorom, ubezpieczycielom, prawnikom i innym profesjonalnym doradcom;
organom publicznym, sądom lub organom regulacyjnym, gdy ujawnienie jest wymagane lub dozwolone przez prawo; oraz
kupującemu, inwestorowi lub następcy prawnemu w związku z legalną transakcją korporacyjną.

Staramy się ograniczać udostępniane dane osobowe do tego, co jest niezbędne do danego celu. Dostawcy usług, którzy działają jako podmioty przetwarzające, są zobowiązani do przetwarzania danych osobowych wyłącznie na podstawie udokumentowanych instrukcji i z zastrzeżeniem odpowiednich zobowiązań umownych i bezpieczeństwa.

Nie sprzedajemy danych osobowych klientów.

9. Shopify i dostawcy płatności

Nasz sklep internetowy jest hostowany za pośrednictwem Shopify. Shopify przetwarza dane osobowe niezbędne do świadczenia, obsługi i zabezpieczania usług sklepu internetowego, konta klienta i realizacji zamówień. W zależności od czynności przetwarzania, Shopify może działać jako nasz podmiot przetwarzający lub może przetwarzać niektóre informacje na własną odpowiedzialność.

Po wybraniu metody płatności, odpowiedni dostawca płatności może przetwarzać informacje niezbędne do realizacji transakcji, zapobiegania oszustwom i przestrzegania wymagań finansowych lub regulacyjnych. Dostawcy płatności mogą działać jako podmioty przetwarzające lub niezależni administratorzy, w zależności od usługi.

Shopify i poszczególni dostawcy płatności utrzymują własne polityki prywatności opisujące ich czynności przetwarzania.

10. Międzynarodowe transfery danych

Niektórzy dostawcy usług, producenci, partnerzy realizujący zamówienia lub dostawcy wsparcia technicznego mogą przetwarzać dane osobowe poza Polską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”).

W przypadku, gdy transfer danych osobowych do kraju spoza EOG podlega Rozdziałowi V RODO, wykorzystujemy lub polegamy na odpowiednim mechanizmie transferu, takim jak decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności, Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inne prawnie uznane zabezpieczenie. W stosownych przypadkach mogą być również stosowane środki uzupełniające.

Możesz skontaktować się pod adresem info@esthedepot.eu w celu uzyskania informacji na temat zabezpieczeń istotnych dla konkretnego transferu oraz, w stosownych przypadkach, w jaki sposób uzyskać kopię tych zabezpieczeń.

11. Jak długo przechowujemy dane osobowe

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to uzasadnione do celów, dla których zostały zebrane, oraz w celu spełnienia obowiązujących zobowiązań prawnych, podatkowych, księgowych i regulacyjnych. Okresy przechowywania różnią się w zależności od rodzaju informacji i odpowiednich wymogów prawnych.

Informacje o zamówieniach, fakturach, księgowości i podatkach są przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące prawo polskie i unijne.
Informacje o koncie klienta mogą być przechowywane, dopóki konto pozostaje aktywne, oraz przez rozsądny okres po jego zamknięciu.
Dokumentacja dotycząca gwarancji, usług, wsparcia technicznego i szkoleń może być przechowywana przez okres trwania relacji serwisowej oraz odpowiednie okresy roszczeń lub przedawnienia.
Korespondencja z klientem może być przechowywana tak długo, jak jest to konieczne do rozwiązania zapytań, skarg, sporów lub roszczeń prawnych.
Zgody marketingowe i zapisy preferencji mogą być przechowywane tak długo, jak trwa marketing, oraz przez rozsądny okres po jego zakończeniu w celu wykazania zgodności lub uszanowania sprzeciwu.
Logi bezpieczeństwa i techniczne są przechowywane przez ograniczony okres odpowiedni do celów bezpieczeństwa systemu, zapobiegania oszustwom i dochodzenia incydentów.

Dane osobowe mogą być przechowywane dłużej, jeśli jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, wypełnienia obowiązku prawnego lub zachowania dowodów związanych ze sporem.

12. Twoje prawa w zakresie ochrony danych

Z zastrzeżeniem warunków i wyjątków przewidzianych w obowiązującym prawie, możesz mieć prawo do:

otrzymywania jasnych informacji o sposobie przetwarzania Twoich danych osobowych;
żądania dostępu do Twoich danych osobowych i otrzymania ich kopii;
żądania sprostowania niedokładnych lub niekompletnych danych osobowych;
żądania usunięcia danych osobowych, gdy spełnione są warunki prawne;
żądania ograniczenia przetwarzania;
otrzymania niektórych danych osobowych w przenośnym formacie, gdy przysługuje prawo do przenoszenia danych;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionych interesach;
wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego;
wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na przetwarzanie dokonane przed wycofaniem; oraz
złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

Aby skorzystać z prawa, skontaktuj się pod adresem info@esthedepot.eu. Możemy zażądać informacji niezbędnych do weryfikacji Twojej tożsamości i ochrony Twoich danych.

Zazwyczaj odpowiadamy bez zbędnej zwłoki i w ciągu jednego miesiąca od otrzymania ważnego wniosku. Tam, gdzie zezwala RODO, okres ten może zostać przedłużony o maksymalnie dwa dodatkowe miesiące, jeśli jest to konieczne ze względu na złożoność lub liczbę wniosków; w takim przypadku poinformujemy Cię o tym w pierwszym miesiącu.

Jeśli sprzeciwisz się marketingowi bezpośredniemu, przestaniemy wykorzystywać Twoje dane osobowe w tym celu.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Możemy wykorzystywać zautomatyzowane narzędzia do identyfikacji możliwych oszustw, ryzyka płatności lub zagrożeń bezpieczeństwa. Nie zamierzamy podejmować decyzji wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, które wywołuje skutki prawne lub podobne istotne skutki dla Ciebie, chyba że zastosowanie ma podstawa prawna i zabezpieczenia wymagane przez art. 22 RODO.

Jeśli w przyszłości wprowadzimy takie podejmowanie decyzji, dostarczymy dodatkowych informacji wymaganych przez prawo o logice, jego znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Środki te są weryfikowane w świetle charakteru przetwarzania, dostępnej technologii i związanych z tym ryzyk.

Żadna transmisja internetowa ani system przechowywania danych nie mogą być w pełni gwarantowane jako bezpieczne. Klienci są odpowiedzialni za zachowanie poufności danych logowania do konta i powinni niezwłocznie skontaktować się z nami, jeśli podejrzewają nieautoryzowaną aktywność na koncie.

15. Dane wrażliwe i informacje o klientach

Nasz sklep i zwykłe kanały wsparcia nie są przeznaczone do gromadzenia dokumentacji medycznej lub innych danych osobowych szczególnych kategorii dotyczących Twoich klientów. Prosimy o nieprzesyłanie dokumentacji medycznej klientów, możliwych do zidentyfikowania historii leczenia, wrażliwych informacji zdrowotnych ani innych zbędnych danych szczególnych kategorii za pośrednictwem zwykłej poczty elektronicznej, czatu lub formularzy internetowych.

W przypadku prośby o wsparcie techniczne, prosimy o usunięcie lub zamazanie informacji identyfikujących Twoich klientów, jeśli to możliwe. Jeśli dane szczególnych kategorii zostaną nieoczekiwanie dostarczone, będziemy je przetwarzać tylko w zakresie zgodnym z prawem i uzasadnionym, co może obejmować usunięcie lub zwrot zbędnych informacji.

16. Dzieci

Nasza strona internetowa, produkty i usługi są przeznaczone dla osób dorosłych i użytkowników profesjonalnych. Nie zbieramy świadomie danych osobowych bezpośrednio od dzieci. Jeśli dowiemy się, że dane osobowe dotyczące dziecka zostały zebrane w niewłaściwy sposób, podejmiemy uzasadnione kroki w celu rozwiązania tej sytuacji.

17. Łącza stron trzecich

Nasza strona internetowa może zawierać łącza do stron internetowych, platform lub usług obsługiwanych przez strony trzecie. Nie kontrolujemy ich praktyk w zakresie prywatności. Zalecamy zapoznanie się z informacjami dotyczącymi prywatności zewnętrznego serwisu przed przekazaniem mu danych osobowych.

18. Zmiany w niniejszej Polityce Prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w celu odzwierciedlenia zmian w naszych usługach, technologii, dostawcach usług, działaniach przetwarzania lub zobowiązaniach prawnych. Najnowsza wersja zostanie opublikowana na tej stronie wraz ze zaktualizowaną datą rewizji. Wymagane prawem dodatkowe powiadomienie o istotnych zmianach zostanie przekazane.

19. Kontakt i skargi

W przypadku pytań dotyczących prywatności, wniosków o ochronę danych lub skarg, prosimy o kontakt:

Administrator: ESTHE DEPOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ