Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

Cette politique de confidentialité explique comment Esthe Depot collecte, utilise, partage et protège les données personnelles lorsque vous consultez esthedepot.eu, créez un compte, passez commande, nous contactez, demandez une formation produit ou une assistance technique, vous abonnez à des communications commerciales ou interagissez avec nous de toute autre manière.

Au sens du règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données, « RGPD ») et des autres lois européennes applicables en matière de protection des données, le responsable du traitement est :

Entité juridique : ESTHE DEPOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Nom commercial : Esthe Depot

Siège social : ul. Franciszka Klimczaka 5, lok. 95, 02-797 Warszawa, Poland

E-mail : info@esthedepot.eu

Téléphone : +48 732 108 367

2. Données personnelles que nous collectons

Selon votre utilisation de notre site et de nos services, nous pouvons collecter les catégories de données personnelles suivantes.

Données d’identité et coordonnées

Votre nom, le nom de votre entreprise, vos adresses de facturation et de livraison, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, les informations de votre compte et les autres coordonnées que vous fournissez.

Données relatives aux commandes et aux transactions

Les informations relatives à vos achats, notamment les produits commandés, le montant de la commande, la devise, le statut du paiement, les factures, les données fiscales ou de TVA, les détails de livraison, les retours, remboursements, demandes de garantie ou d’assistance et les transactions précédentes.

Données de paiement

Les informations de paiement sont généralement traitées directement par nos prestataires de paiement. Esthe Depot ne reçoit ni ne conserve habituellement votre numéro de carte complet. Nous pouvons recevoir des informations limitées, comme le mode de paiement, sa confirmation, le type de carte, ses derniers chiffres, l’identifiant de transaction, le statut du paiement et le résultat du contrôle antifraude.

Données du compte

Les informations associées à votre compte client, notamment les identifiants de connexion, les adresses enregistrées, les préférences et l’activité du compte.

Données techniques et d’utilisation

L’adresse IP, le type de navigateur, les informations sur l’appareil et le système d’exploitation, le fuseau horaire, les identifiants de cookies ou similaires, les pages consultées, la provenance de la visite, les interactions avec le site et les données de diagnostic, de sécurité et de prévention de la fraude.

Données de communication et d’assistance

Les e-mails, formulaires de contact, messages de chat, demandes sur les produits, réservations de formation, demandes d’assistance technique, numéros de série des équipements, photos, vidéos et autres informations que vous choisissez de fournir.

Données marketing

Vos préférences marketing, abonnements aux newsletters, preuves de consentement et interactions avec les communications commerciales.

3. Comment nous collectons les données personnelles

Nous pouvons collecter des données personnelles :

directement auprès de vous lorsque vous passez commande, créez un compte, nous contactez, demandez une assistance ou une formation, ou envoyez un formulaire ;
automatiquement, au moyen de cookies, journaux de serveur, pixels et technologies similaires ;
auprès des prestataires de paiement, de prévention de la fraude, des transporteurs, des entrepôts et des prestataires logistiques ;
auprès des fabricants, prestataires ou partenaires commerciaux, lorsque cela est nécessaire et licite ; et
auprès de sources professionnelles publiques, lorsque la loi l’autorise.

Lorsque les données personnelles proviennent d’une autre source que vous, nous fournirons les informations supplémentaires requises par l’article 14 du RGPD dans les délais légaux applicables, sauf exception prévue.

4. Finalités du traitement et bases légales

Nous traitons des données personnelles uniquement lorsqu’une base légale le permet. La base retenue dépend de la finalité et des circonstances.

Finalité	Base légale habituelle
Création et gestion d’un compte client	Art. 6, par. 1, point b), du RGPD lorsque cela est nécessaire à un service demandé ou à un contrat ; sinon, art. 6, par. 1, point f), du RGPD, le cas échéant
Traitement des commandes, paiements, livraisons, retours et remboursements	Art. 6, par. 1, point b), du RGPD — exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande
Conseils produits, formation, assistance au titre de la garantie ou du service et assistance technique	Art. 6, par. 1, point b), du RGPD et, le cas échéant, art. 6, par. 1, point f), du RGPD
Émission des factures et tenue des documents fiscaux, comptables ou exigés par la loi	Art. 6, par. 1, point c), du RGPD — respect d’une obligation légale
Prévention de la fraude, des abus, des contestations de paiement et des incidents de sécurité, et protection de nos systèmes et de nos droits	Art. 6, par. 1, point f), du RGPD ; art. 6, par. 1, point c), du RGPD lorsqu’une obligation légale s’applique
Exploitation et amélioration du site, de la qualité des services et des processus de l’entreprise	Art. 6, par. 1, point f), du RGPD pour les améliorations opérationnelles nécessaires ; consentement au titre de l’art. 6, par. 1, point a), du RGPD lorsqu’il est requis pour les cookies ou le suivi non essentiels
Envoi de communications commerciales électroniques	Art. 6, par. 1, point a), du RGPD et consentement préalable lorsque la législation applicable aux communications électroniques l’exige ; autre autorisation légale spécifique uniquement lorsqu’elle s’applique
Publicité personnalisée et analyses non essentielles	Art. 6, par. 1, point a), du RGPD — consentement lorsqu’il est requis
Constatation, exercice ou défense de droits en justice	Art. 6, par. 1, point f), du RGPD
Réponse aux demandes légales des tribunaux, autorités de contrôle, forces de l’ordre ou autres autorités compétentes	Art. 6, par. 1, point c), du RGPD ou autre base légale applicable

Lorsque nous invoquons des intérêts légitimes, ceux-ci peuvent comprendre l’exploitation et la sécurisation de notre activité, la prévention de la fraude, l’amélioration du service client, la tenue de documents professionnels et la protection ou l’exercice de nos droits. Nous mettons ces intérêts en balance avec vos droits, libertés et attentes raisonnables.

5. Cas où la fourniture de données personnelles est nécessaire

Certaines données personnelles sont nécessaires pour conclure ou exécuter un contrat avec vous, respecter des exigences légales, traiter un paiement, organiser une livraison ou fournir l’assistance demandée. Par exemple, nous avons normalement besoin de votre nom, de vos coordonnées, de vos informations de facturation et de livraison et des données pertinentes de la transaction pour traiter une commande.

Si les informations requises ne sont pas fournies, nous pourrions ne pas pouvoir créer ou gérer un compte, accepter ou exécuter une commande, traiter un paiement ou un remboursement, organiser une livraison ou fournir l’assistance demandée. Les informations sollicitées à des fins marketing facultatives ou pour des cookies non essentiels sont fournies volontairement.

6. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et technologies similaires pour faire fonctionner et sécuriser le site. Les cookies strictement nécessaires à un service que vous demandez, comme la conservation du panier, la session du compte, la sécurité ou le règlement, peuvent être utilisés sans consentement lorsque la loi le permet.

Lorsque le consentement est requis, les cookies ou technologies similaires non essentiels — notamment d’analyse, de publicité, de marketing et de personnalisation — ne sont activés qu’après votre consentement.

Vous pouvez accepter, refuser ou gérer les cookies non essentiels au moyen de notre bandeau ou de notre outil de préférences des cookies. Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment via le lien de préférences des cookies. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués auparavant.

Le panneau de préférences des cookies doit identifier les catégories actives et les prestataires concernés. Le blocage de certaines technologies ou le retrait du consentement peut affecter des fonctionnalités facultatives du site, mais ne devrait pas empêcher l’accès aux services qui n’en ont pas besoin.

7. Communications commerciales

Nous envoyons des communications électroniques de prospection uniquement lorsque nous disposons du consentement exigé par la loi applicable ou lorsqu’une autre autorisation légale spécifique s’applique. Vous pouvez retirer votre consentement marketing ou vous désabonner à tout moment au moyen de la procédure indiquée dans le message ou en contactant info@esthedepot.eu.

Nous ne subordonnons pas l’achat d’un produit au consentement marketing lorsque ce consentement n’est pas nécessaire à la transaction.

8. Partage des données personnelles

Nous pouvons partager des données personnelles uniquement lorsque cela est raisonnablement nécessaire, avec des catégories de destinataires telles que :

Shopify et les prestataires participant à l’hébergement, au fonctionnement et à la sécurité de notre boutique en ligne ;
les prestataires de paiement, établissements financiers et prestataires de prévention de la fraude ;
les transporteurs, entreprises de fret, entrepôts et prestataires logistiques ;
les fabricants, fournisseurs et partenaires techniques, lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’une commande ou à l’assistance ;
les prestataires d’e-mail, de communication, de service client, de réservation de formation et d’assistance technique ;
les prestataires informatiques, d’hébergement, de cybersécurité, d’analyse et de publicité, sous réserve du consentement lorsqu’il est requis ;
les comptables, auditeurs, assureurs, avocats et autres conseillers professionnels ;
les autorités publiques, tribunaux ou autorités de contrôle lorsque la divulgation est exigée ou autorisée par la loi ; et
un acquéreur, investisseur ou successeur dans le cadre d’une opération d’entreprise licite.

Nous cherchons à limiter les données personnelles partagées à ce qui est nécessaire à la finalité concernée. Les prestataires agissant comme sous-traitants doivent traiter les données uniquement sur instructions documentées et dans le respect d’obligations contractuelles et de sécurité appropriées.

Nous ne vendons pas les données personnelles de nos clients.

9. Shopify et prestataires de paiement

Notre boutique en ligne est hébergée sur Shopify. Shopify traite les données personnelles nécessaires à la fourniture, au fonctionnement et à la sécurité de la boutique, des comptes clients et des services de règlement. Selon l’activité de traitement, Shopify peut agir comme notre sous-traitant ou traiter certaines informations sous sa propre responsabilité.

Lorsque vous choisissez un mode de paiement, le prestataire concerné peut traiter les informations nécessaires à la réalisation de la transaction, à la prévention de la fraude et au respect des exigences financières ou réglementaires. Selon le service, les prestataires de paiement peuvent agir comme sous-traitants ou responsables du traitement indépendants.

Shopify et chaque prestataire de paiement publient leurs propres informations de confidentialité décrivant leurs activités de traitement.

10. Transferts internationaux de données

Certains prestataires, fabricants, partenaires logistiques ou prestataires d’assistance technique peuvent traiter des données personnelles hors de Pologne ou de l’Espace économique européen (« EEE »).

Lorsqu’un transfert de données vers un pays hors de l’EEE relève du chapitre V du RGPD, nous utilisons un mécanisme de transfert approprié ou nous nous appuyons sur celui-ci, par exemple une décision d’adéquation de la Commission européenne, les clauses contractuelles types approuvées par celle-ci ou une autre garantie reconnue par la loi. Des mesures supplémentaires peuvent également être mises en place si nécessaire.

Vous pouvez contacter info@esthedepot.eu pour obtenir des informations sur les garanties applicables à un transfert particulier et, le cas échéant, sur la manière d’en obtenir une copie.

11. Durée de conservation des données personnelles

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire aux finalités de leur collecte et au respect des obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires applicables. Les durées varient selon le type d’information et les exigences légales concernées.

Les informations relatives aux commandes, factures, à la comptabilité et à la fiscalité sont conservées pendant la durée prévue par le droit polonais et européen applicable.
Les informations du compte client peuvent être conservées tant que le compte est actif et pendant une durée raisonnable après sa fermeture.
Les dossiers de garantie, de service, d’assistance technique et de formation peuvent être conservés pendant la relation de service et les délais de réclamation ou de prescription pertinents.
La correspondance avec les clients peut être conservée aussi longtemps que nécessaire pour résoudre les demandes, réclamations, litiges ou actions en justice.
Les preuves de consentement et préférences marketing peuvent être conservées pendant la durée des activités marketing, puis pendant une durée raisonnable pour démontrer la conformité ou respecter une opposition.
Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée limitée, adaptée à la sécurité des systèmes, à la prévention de la fraude et à l’analyse des incidents.

Les données personnelles peuvent être conservées plus longtemps si cela est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice, respecter une obligation légale ou préserver des preuves relatives à un litige.

12. Vos droits en matière de protection des données

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi applicable, vous pouvez avoir le droit de :

recevoir des informations claires sur le traitement de vos données personnelles ;
demander l’accès à vos données personnelles et en recevoir une copie ;
demander la rectification de données personnelles inexactes ou incomplètes ;
demander l’effacement de données personnelles lorsque les conditions légales sont réunies ;
demander la limitation du traitement ;
recevoir certaines données personnelles dans un format portable lorsque le droit à la portabilité s’applique ;
vous opposer à un traitement fondé sur les intérêts légitimes ;
vous opposer à tout moment au traitement à des fins de prospection directe ;
retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause les traitements réalisés auparavant ; et
déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.

Pour exercer un droit, contactez info@esthedepot.eu. Nous pouvons demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité et protéger vos données.

Nous répondons normalement sans retard injustifié et dans un délai d’un mois après réception d’une demande valide. Lorsque le RGPD le permet, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si la complexité ou le nombre des demandes le justifie ; nous vous en informerons alors au cours du premier mois.

Si vous vous opposez à la prospection directe, nous cesserons d’utiliser vos données personnelles à cette fin.

13. Décisions automatisées et profilage

Nous pouvons utiliser des outils automatisés pour détecter d’éventuelles fraudes, risques de paiement ou menaces de sécurité. Nous n’entendons pas prendre de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs à votre égard, sauf si une base légale et les garanties exigées par l’article 22 du RGPD s’appliquent.

Si nous mettons en place de telles décisions à l’avenir, nous fournirons les informations supplémentaires exigées par la loi sur la logique utilisée, leur importance et les conséquences prévues.

14. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés, accidentels ou illicites. Ces mesures sont réévaluées en fonction de la nature du traitement, des technologies disponibles et des risques.

Aucun système de transmission ou de stockage sur Internet ne peut être garanti totalement sûr. Les clients doivent préserver la confidentialité de leurs identifiants et nous contacter rapidement en cas de suspicion d’activité non autorisée sur leur compte.

15. Catégories particulières de données et informations sur vos clients

Notre boutique et nos canaux d’assistance habituels ne sont pas destinés à recueillir des dossiers médicaux ou d’autres catégories particulières de données personnelles concernant vos clients. Veuillez ne pas envoyer de dossiers médicaux, d’historiques de soins identifiables, de données de santé sensibles ou d’autres données particulières inutiles par e-mail ordinaire, chat ou formulaire du site.

Lorsque vous demandez une assistance technique, veuillez supprimer ou masquer, si possible, les informations permettant d’identifier vos propres clients. Si des données particulières nous sont transmises de manière inattendue, nous ne les traiterons que dans la mesure licite et raisonnablement nécessaire, ce qui peut inclure la suppression ou le renvoi des informations inutiles.

16. Enfants

Notre site, nos produits et nos services s’adressent aux adultes et aux utilisateurs professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles directement auprès d’enfants. Si nous constatons qu’un enfant a fait l’objet d’une collecte inappropriée, nous prendrons des mesures raisonnables pour remédier à la situation.

17. Liens vers des tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites, plateformes ou services exploités par des tiers. Nous ne contrôlons pas leurs pratiques de confidentialité. Nous vous recommandons de consulter les informations de confidentialité d’un service externe avant de lui transmettre des données personnelles.

18. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité afin de tenir compte de changements dans nos services, technologies, prestataires, activités de traitement ou obligations légales. La dernière version sera publiée sur cette page avec une date de révision actualisée. Lorsque la loi l’exige, nous vous informerons en outre des modifications importantes.

19. Contact et réclamations

Pour toute question de confidentialité, demande relative à la protection des données ou réclamation, contactez :

Responsable du traitement : ESTHE DEPOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ